Le processus d’accueil est l’un des éléments les plus importants pour créer une base solide pour l’expérience client.

Si vous êtes un propriétaire et que vous avez décidé de démarrer une entreprise de location à court terme, vous saurez qu’il est essentiel de recevoir correctement les clients si vous voulez leur assurer un séjour parfait dès leur arrivée.

Un livre de bienvenue pour les locations de vacances est l’une des choses les plus utiles et les plus précieuses que vous puissiez fournir à vos invités afin de rendre leur voyage mémorable. 

C’est pourquoi, nous avons créé un modèle de livre de bienvenue de location de vacances gratuit que vous pouvez télécharger ici:

Lorsque les clients arrivent à votre location de vacances, il est important que vous leur donniez l’impression d’entrer dans une maison sereine et accueillante, où ils peuvent facilement trouver tout ce dont ils ont besoin, y compris des informations.

Cela signifie faire un peu de lecture dans les pensées – anticiper tous les problèmes potentiels avant même qu’ils aient une chance de survenir, et laisser des instructions complètes sur la meilleure façon de les traiter, juste au cas où!

Toutes les informations pratiques incluses dans votre livre de bienvenue seront essentielles pour éviter les appels téléphoniques de fin de soirée (ou tôt le matin), paniqués vos invités.

Le modèle de livre de bienvenue ultime pour la location de vacances

Comment Créer de Livret de Bienvenue Parfait
Écrire et produire un tout nouveau livre de bienvenue à partir de zéro peut sembler quelque chose qui prendrait trop de temps

Quel est le principal problème que vous pourriez rencontrer lorsque vous créez un nouveau livre de bienvenue pour votre location à court terme?

Cela peut prendre beaucoup de temps et encore plus d’efforts!

Vous passerez probablement des heures (voire des jours) à essayer de trouver la bonne structure du texte, quel ton de voix vous devriez utiliser et quelles informations utiles vous devriez inclure.

Heureusement pour vous, vous pouvez sauter cette étape importante avec un peu d’aide de notre part. 

Poursuivez votre lecture pour accéder à notre modèle de livre de bienvenue de location de vacances gratuit et à la liste de contrôle de tout ce que vous devez faire pour accueillir vos invités.

Pourquoi avez-vous besoin d’un livre de bienvenue pour votre entreprise de location de vacances?

Fournir les bons services à vos clients dès le premier moment où ils entrent dans votre location de vacances peut vraiment faire la différence et pourrait même améliorer votre taux de fidélisation .

Il y a certainement d’autres facteurs importants dont vous devez tenir compte lors de la location de votre propriété afin de convaincre les clients de vous choisir plutôt que vos concurrents. 

Des choses comme la propreté de la propriété, vos tarifs, les services supplémentaires et toutes les commodités que vous pouvez fournir dans votre maison de location de vacances sont très importantes.

Mais avez-vous déjà entendu dire que «le diable est dans les détails»?

Si vous voulez vous assurer que vos invités vivent une expérience unique, vous devez vous concentrer sur les détails. 

Et vous pouvez commencer avec le livre de bienvenue parfait. 

Vous avez besoin d’un livre de bienvenue de location de vacances car:

  • Les livres de bienvenue montrent à quel point vous vous souciez de vos invités. Il accueillera vos nouveaux invités et les mettra instantanément à l’aise dans votre maison.
  • Ils aident les clients à naviguer dans votre propriété. Cela aidera vos invités à connaître votre propriété et à en tirer le meilleur parti. Il leur indiquera également tous les services et avantages que vous fournissez, ainsi que des instructions pour différentes choses simples comme la connexion au WiFi, le démarrage du lave-vaisselle et l’utilisation de toutes les commodités disponibles.
  • Fournissez des recommandations locales. Un livre de bienvenue fournira également à vos invités des conseils et des recommandations personnelles pour rendre leur expérience mémorable.
  • Les livres de bienvenue vous aident à obtenir des critiques 5 étoiles. Plus vous en incluez dans votre livret de bienvenue, plus vous serez récompensé pour votre attention dans leurs critiques en ligne.

Ce qu’il faut inclure dans votre livre de bienvenue de location de vacances

Comment Créer de Livret de Bienvenue Parfait
Un livre de bienvenue est une bonne idée pour votre location de vacances

Lorsque vous décidez quoi inclure dans votre livre de bienvenue de location de vacances, il y a une chose que vous devez toujours garder à l’esprit: chaque section doit être utile pour les nouveaux clients dans votre région et chez vous.

C’est pourquoi nous pensons qu’il serait préférable de diviser le livre de bienvenue de la location de vacances en sections pratiques pour une navigation facile.

Voici nos principales suggestions, idées et conseils sur ce qu’il faut inclure!

1. Informations de bienvenue

Surtout, vous devriez utiliser la première section de votre livre de bienvenue pour faire exactement cela – accueillir vos invités dans votre location de vacances.

Vous avez entendu à plusieurs reprises que la première impression est la dernière impression. 

Alors ne manquez pas cette opportunité et laissez vos invités commencer leur expérience dans votre propriété de la meilleure façon possible.

Ce «bonjour» personnel ne sera pas seulement une manière amicale de vous présenter à vos invités, mais il leur montrera également que vous vous souciez vraiment de l’expérience qu’ils vivent chez vous.

Ceci est particulièrement utile et vous aidera à faire bonne impression si vous disposez d’un système d’enregistrement automatisé et que vous n’êtes généralement pas là pour accueillir les clients à l’arrivée en personne.

Dans la même section, vous pouvez également inclure un bref résumé de:

  • Protocoles et directives de nettoyage
  • Informations sur le stationnement
  • Code d’accès nécessaire (le cas échéant)
  • Mot de passe Wi-Fi invité
  • Détails de votre contact

Même si vos invités peuvent ne pas lire votre livre de bienvenue de location à court terme, il est important qu’ils y aient accès. 

Sinon, ils vous demanderont certainement de l’aide.

2. Informations sur l’arrivée et le départ

Si vous prévoyez d’envoyer une copie électronique de votre livre de bienvenue par e-mail avant l’arrivée prévue des invités, il est judicieux d’inclure les détails d’arrivée et de départ dans les premières pages.

Cela comprend l’adresse complète de votre location, les directions pour vous rendre chez vous depuis l’aéroport le plus proche et les gares ferroviaires / routières, les règles d’enregistrement et de départ (et indiquez si elles sont flexibles ou strictes), etc.

3. Contacts d’urgence utiles

En plus de vos coordonnées, vous voudrez également inclure les coordonnées et les adresses des ressources d’urgence suivantes, au cas où:

  • Clinique médicale ou hôpital le plus proche
  • Pompiers
  • Service de police

N’oubliez pas que les clients ne disposent pas de toutes les ressources qu’ils auraient normalement à la maison. 

S’ils savent que vous avez leur sécurité à l’esprit, ils se sentiront plus à l’aise.

4. À propos de votre propriété locative

Toutes les locations de vacances sont différentes, donc même si votre invité a beaucoup séjourné dans le passé, cela ne veut pas dire qu’il connaîtra les règles de votre location de vacances à moins que vous ne les définissiez clairement.

De plus, inclure vos politiques de location dans votre livre de bienvenue vous aidera à éviter les problèmes avec les clients qui prétendent ne pas connaître les règles.

Utilisez cette section pour définir les politiques et procédures, ainsi que des instructions claires pour les clients concernant ce que l’on attend d’eux pendant leur séjour.

Par exemple, si les déchets sont ramassés le mardi, vous voudrez le communiquer à vos invités afin qu’ils ne manquent pas l’occasion de jeter les ordures.

Cette section vous rappellera comment laisser votre propriété en bon état. 

Un autre avantage de l’utilisation de vos politiques: vous êtes beaucoup moins susceptible de rencontrer des objets manquants ou mal utilisés!

5. Instructions pratiques

Si vos invités n’arrivent pas à comprendre comment activer le thermostat, ils peuvent finir par projeter cette colère sur les avis de votre établissement. 

Il est important d’inclure des informations utiles sur la façon d’utiliser certains de vos services et appareils.

Vous pouvez rédiger les instructions pour:

  • Accès à la propriété (code lockbox, code garage, portail)
  • Restrictions de routeur / Internet
  • Thermostat
  • Bain à remous ou cheminée
  • Barbecue
  • Piscine
  • Machine à laver et sèche-linge
  • Appareils de cuisine
  • Télécommande TV / lecteur DVD
  • Netflix / HBO / Hulu

C’est également l’endroit idéal pour inclure des règles concernant des choses comme le tabagisme, les casses, les déchets et les informations sur l’eau. 

Vous pouvez même mentionner toutes les bizarreries de votre location. 

Votre WiFi fonctionne-t-il bien autour de la maison mais pas dans le patio? 

Incluez-le dans cette section pour qu’ils sachent à quoi s’attendre.

6. Guide d’activités

Bien que certains clients arrivent avec un itinéraire fermé, d’autres peuvent être à la recherche de recommandations locales de la part des habitants.

C’est pourquoi vous devriez consacrer une section complète de votre livre de bienvenue aux activités et attractions que votre région a à offrir.

Montrez votre expertise et incluez une liste «best of» de vos activités préférées à faire près de votre location.

De plus (en fonction de votre emplacement de location), vous voudrez peut-être créer une section pour chacune des activités de loisirs les plus populaires, telles que

  • les promenades
  • randonnées
  • les pistes cyclables
  • les plages
  • et les sports nautiques

Ainsi que des options d’achat comme les produits frais et les marchés d’occasion. .

7. Guide des bars et restaurants

Rédigez une brève introduction aux offres de nourriture et de boissons de votre région.

Peut-être y a-t-il un plat particulier qui est populaire dans la région? Ou un style de cuisine unique à votre région?

Suivez ceci avec une liste de vos propres restaurants, bars et restaurants préférés, ainsi que des plats recommandés à essayer dans ces restaurants.

N’oubliez pas d’inclure les numéros de téléphone, le site Web ou les liens TripAdvisor et une carte si vous le pouvez! 

Cela aidera les clients à les trouver plus facilement et à faire des réservations si nécessaire.

8. Ordonnances locales / Conformité aux codes

Certaines zones ont des réglementations locales très spécifiques et des règles applicables aux locations à court terme. 

Par exemple, certaines zones interdisent les ordures extérieures, de sorte que les clients doivent jeter leurs ordures dans les installations locales. 

Certaines régions interdisent souvent les feux de camp ou les feux d’artifice. 

Informer vos clients de ces règles locales est important afin d’éviter des problèmes lors de leur séjour. 

De plus, cela vous aidera à éviter d’avoir votre propre histoire d’horreur d’hébergement !

9. Transport local

Aidez les clients à explorer votre région en créant une section contenant des conseils sur la façon de vous déplacer dans votre région. 

Assurez-vous de fournir les coordonnées, les horaires et tout autre détail qui pourrait être utile aux visiteurs, tels que:

  • Services de taxi et de navette
  • Itinéraires d’autobus
  • Location de voitures
  • Aéroports et gares
  • Cartes de la région locale

Ces informations sont particulièrement utiles si votre location est hors réseau où le service cellulaire peut ne pas être facilement accessible. 

Il est également utile de partager des conseils sur les déplacements dans votre région que seuls les habitants connaissent.

10. Extras spéciaux

Pour vraiment impressionner vos invités, pourquoi ne pas laisser d’autres conseils qui faciliteront au maximum l’arrivée de chaque invité. 

Vous pouvez même utiliser la dernière section pour leur fournir des informations pratiques sur la zone où se trouve votre location.

Cela signifie tout ce qu’ils peuvent trouver à proximité, comme:

  • Épiceries les plus proches
  • Dépanneurs 24h / 24
  • Les stations-service
  • Guichets automatiques
  • Pharmacies
  • Lieux de culte

Laisser ces informations à portée de main de vos invités vous garantira un séjour confortable et sans stress. 

Tous ces conseils vous permettront de voyager facilement, en particulier pour ceux qui arrivent à des heures insociables.

Pour la création de votre livre de Bienvenue: Cliquez ici (Il y a des Exemples de Livres de Bienvenue Gratuit Faciles à Télecharger)

En quoi est-ce différent d’un livre de bienvenue Airbnb?

Bref, ce n’est pas le cas. 

Vous pouvez utiliser le même modèle de livre de bienvenue que nous avons mentionné ci-dessus pour créer votre livre de bienvenue Airbnb.

Vous pouvez présenter ce livre dans différents formats (par exemple, un classeur, un album, etc.) essayez simplement de garder toutes les différentes sections organisées. 

Incluez des marqueurs de section afin qu’ils puissent trouver facilement les parties de votre livre de bienvenue Airbnb plus rapidement.

Notre livre de bienvenue gratuit pour la location de vacances PDF

Livre de Bienvenue Télechargeable

Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé une liste de contrôle téléchargeable gratuitement. 

N’oubliez donc pas d’inclure tout ce dont vous avez besoin dans un livre de bienvenue de location de vacances pour vous aider à persuader les clients de vous laisser une bonne critique et de revenir!

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